Como não é algo novo, posso dizer que já vi e entendi bastante a esse respeito e, arrisco aqui, alguns palpites sobre as causas e, sugiro também, alguns cuidados importantes que podem ajudar quem se sente inseguro.

A prova de que as pessoas fogem dessa ferramenta é que a maioria das empresas precisou formatar uma série de rotinas e regras para que os empregados recebessem seus feedbacks.

Entendo que feedback é algo que precisa fazer parte de nossas rotinas, tanto pessoais, como profissionais. É importante que possamos evidenciar para as pessoas o que esperamos, como esperamos, a razão pela qual esperamos e como nos sentimos.

No âmbito profissional, com todas as metas que precisam ser cumpridas e resultados que precisam ser entregues, o feedback é um norteador de grande relevância. A equipe precisa (e tem o direito de saber) o que se espera dela, em que tempo e a que custo. Precisa entender como será avaliada e também os riscos envolvidos.

Já sabemos que o que é importante para uma pessoa não é necessariamente relevante para outra. O que agrada uma pessoa nem sempre agrada a outra. E, se gosto não se discute, objetivos profissionais devem ser amplamente discutidos.

E aí identifico o primeiro ponto: clareza na determinação dos objetivos a serem cumpridos. Foram bem definidos? Mais que isso, foram compreendidos? Sabe-se o que fazer, para quando fazer, o motivo de fazer e o resultado final esperado?

E, a partir daí, como uma bola de neve, tudo se arrasta, fazendo sentido que a maioria entre em pânico quando chega a hora do feedback.

Passamos então para o segundo ponto: acompanhamento. Está sendo informado sobre o andamento dos trabalhos? Se está sendo feito de modo adequado, do jeito esperado? Fatores comportamentais estão sendo discutidos? Muitas vezes o trabalho está tecnicamente impecável, mas está gerando problemas com outras áreas ou colegas. E como está o rendimento? E a qualidade?

E, de forma resumida, passamos para o terceiro e último ponto: o feedback final. Esse é o momento que a atividade já foi (ou deveria ter sido) encerrada. Então o gestor já tem todo o histórico e os resultados obtidos. Os resultados serão medidos e um percentual de atingimento será gerado. Mas e quanto ao profissional? Foi um bom trabalho? Superou as expectativas ou deixou a desejar? Quais os motivos? Não poderiam ter sido corrigidos durante o processo? E agora? Segue assim mesmo, demite, promove?

Insisto que se há pânico na hora do feedback é porque essas etapas foram descumpridas. Pior, foram evitadas.

Seja franco com sua equipe. Converse, explique, apresente razões, demonstre os indicadores, justifique as urgências, questione comportamentos. Muitos acreditam que ser franco não é possível. Discordo. O que não é possível é ser grosseiro, não ter ética ou faltar com a educação. Não recomendo também falar de “achismos”. Use dados e fatos.

Certa vez aprendi uma técnica que gosto e pratico: o F.I.M. (Fato, Impacto, Mudança/Manutenção). Desde que aprendi isso não encontrei dificuldades em apresentar feedbacks. Digo claramente o que aconteceu (fato), o que foi causado (impacto) e o que precisará ser mudado (se foi ruim ou deixou a desejar) ou mantido (se correspondeu ou superou às expectativas).

Funciona mais ou menos assim: ao invés de reclamar que a pessoa está desmotivada, dizer (considerando esse exemplo) que constantemente, nas reuniões, a pessoa faz comentários negativos sobre as metas traçadas (fato) e com isso, há um desconforto na equipe, criando preocupações desnecessárias (impacto) e que você está à disposição para entender suas preocupações, auxiliando-a no atingimento das metas e que espera que esse comportamento não volte a ocorrer nas reuniões de equipe (mudança).

Isso é claro, é direto e de fácil compreensão. Permite que se alinhe e se ajuste as ideias e percepções. Oferece direção. Apresenta os melhores caminhos. Esclarece dados. Facilita!

Como diria a equipe de comissários da Gol, “você já sabe, mas não custa lembrar” … O feedback é individual e, o feedback formal, deve contar com um ambiente sossegado e com um período de tempo reservado para tal, sem interrupções. Por favor, “mantenha seu celular desligado”.

Pratique. Quanto mais exercitar, melhor será. Terá mais espontaneidade e cumprirá melhor sua função.

Para terminar, pense no que seus empregados devem estar dizendo por aí (e que é título de um livro da Editora Sextante – Richard L. Williams): “Preciso saber se estou indo bem!“.