“Uma pessoa faltou, a outra ficou doente, a outra viajou, a outra está numa reunião e uma outra em treinamento o dia todo. Tenho um milhão de coisas para entregar (sim, na hora do desespero, 4 coisas transformam-se em milhão) e não tem gente para fazer. Não posso fazer nada.”

Se você já não disse isso, com certeza já pensou ou, ao menos, ouviu de alguém. Bem comum. Há um pouco de ataque de vítima e também de falta de vontade de agir. Sim, falta de vontade. Note que na frase acima temos desabafo, um pouco de desespero e termina com a afirmação de que não pode fazer nada.

Ora bolas, pode sim fazer muitas coisas. Primeiro, parar de reclamar. Depois, agir. Conhecido o problema, faz-se necessário criar opções. Elencar ações. Propor cenários. Fatiar o problema, definir prioridades, maiores impactos e a partir desse ponto, ajustar os próximos passos.

Planejamento é fundamental. Temos que planejar o dia, a semana, o mês, o bimestre e todas as outras faixas de tempo possíveis. Planejar não é congelar ou engessar como é mais conhecido no meio corporativo. É simplesmente organizar as atividades por urgência e relevância. Imprevistos podem (e vão) surgir e você reorganizará. E reorganizará quantas vezes forem necessárias. Mas isso não será um problema quando você já tiver definido o que é importante, para quando, e para quem.

Voltemos ao discurso inicial. Para a pessoa que faltou e a que ficou doente no dia, não há nada que possamos fazer. São imprevistos. Mas e quanto a viagem, a reunião e o treinamento? Não podem ser remanejados, alterados ou substituídos? Uma áudio ou vídeo conferência podem ser alternativas. Adiar a reunião ou pedir que depois repassem os principais pontos pode diminuir o impacto. O treinamento pode ser alterado para uma turma futura.

Mas ok, estamos no mundo do “milhão de coisas” e do “não poder fazer nada”, então, tudo é importante. A viagem, a reunião e o treinamento são essenciais. A menos que você também não tenha senso de prioridade, é porque elas são realmente necessárias e isso, por si só, já define muita coisa.

E as coisas todas que precisam ser feitas? Vencidas as etapas anteriores, divida o problema. Veja o que realmente precisa ser feito. Negocie prazos com os interessados. Foque no que é urgente ou de maior impacto. Sinalize a quem de direito como conduzirá o assunto, compartilhando suas decisões.

Amanhã, reveja tudo. Acredito que você não permitirá viagem, reunião e treinamento num mesmo dia. Acredito que estará melhor preparado para os imprevistos. Acredito que haverá uma melhor organização. Acredito que deixará o exagero de lado. Acredito que terá uma atitude melhor. Acredito que trabalhará na solução.