Você, assim como eu e milhões de outras pessoas, deve ser vítima das inúmeras reuniões improdutivas.
Por incrível que pareça, existe um padrão e não importa a empresa que trabalhe ou a cidade que resida.
Veja como funciona. Alguém convoca uma reunião para um período inteiro do dia, manhã ou tarde. Como a pessoa não tem a menor idéia do tempo que levará a reunião, pois nada foi planejado, esse recurso de reservar um período inteiro é super importante.
Vale lembrar que o horário de início é meramente ilustrativo ou uma referência para atraso – como acontece com as noivas nos casamentos.
E a reunião começa. Quase sempre não há introdução. Tudo começa com um slide projetado na parede. Com sorte, a apresentação prosseguirá, mas isso é raro. Normalmente perguntas serão feitas sem nenhum propósito e logo a conversa paralela tomará conta da sala.
Agora, se o silêncio reinar, não atribua ao tema da reunião. Salve a tecnologia pois os participantes estão entretidos com seus aparelhos de celulares – seja enviando torpedos, lendo e-mails ou, acreditem, jogando.
E o tempo vai passando. Diversos e-mails estão chegando em sua caixa de mensagens. Recados são deixados em sua caixa postal e claro, o horário de término da reunião já expirou.
Água, cafezinho e saídas rápidas para ir ao banheiro marcam presença nas horas de reunião.
De repente, acaba. É. Sei que parece estranho, não teve conclusão, não foram definidos responsáveis e prazos, mas encerraram a reunião.
Sei que você identificou cada um desses momentos e meu pedido aqui é para que comecemos a promover a mudança e a melhoria nas reuniões que participarmos.
A partir de agora, cobre das pessoas a pontualidade (e seja pontual). Seja objetivo e claro em suas colocações e questione quando isso não acontecer com os demais. Seja o chato que pedirá atenção aos que estiverem conversando ou utilizando seus aparelhos repletos de tecnologia. Questione sobre a necessidade de todas as horas reservadas para a reunião. Faça valer o horário de término.
Acredito sinceramente que é melhor parecer chato em alguns momentos do que perder seu valioso tempo com reuniões sem pé nem cabeça.
Sucesso.
Muito interessante e criativo o seu blog. A maioria das pessoas usam o termo “reunião”, como disfarce para fugir de suas atividades diárias do trabalho, e usam deste artifício para aproveitar para colocar a conversa em dia, enviar torpedo e etc… esquecendo que têm outros presentes que realmente querem aproveitar esse tempo para juntos acertarem todas as pendências necessárias, e contribuir para o crescimento da empresa. Temos que realmente, se necessário, sermos “o chato”, e fazer com que aquelas horas fora da rotina diária sejam realmente de grande valor.
Outro assunto bem interessante. Uma vez assisti uma palestra com uma ex-coordenadora de campanha do finado governardor Mário Covas e entre outras coisas, ela dizia que a doença do século 21 no mundo corporativo seria a “Reunite” ou seja, reuniões engessadas com conteúdo sem mobilidade e ainda overdose de informações sem importância ou já tratadas e que de fato poderiam ser aproveitadas com algo mais critativo para melhoria da performance dos da equipe. Então a idéia é inovar..levar conteúdo sério mas sobretudo novo e ainda libertador para questões que precisam ser realmente resolvidas…