E o tal do feedback continua assombrando muita gente. Muitos dizem que se preparam, entendem o que precisa ser dito e até conhecem as orientações de falar de fatos e não percepções, de marcar um horário específico e de realizar num ambiente tranquilo sem interrupções, mas, ainda assim, na hora H não conseguem realizar um bom feedback.

Alguns se dizem intimidados e até inseguros na hora de falar o que precisa ser dito. Uma pessoa chegou a comentar que na hora o nervosismo é tanto que parece até faltar a voz.

Penso que duas podem ser as causas: não se preparar adequadamente ou falta de prática. Ambas podem ser solucionadas, mas exigirá dedicação maior a esse processo.

Sendo falta de prática, qual a solução? Praticar! Sim, apenas isso. Praticar, praticar e praticar. Provavelmente as primeiras não sairão como gostaria, mas com o tempo você conquistará mais experiência e, automaticamente, a segurança aumentará.

Já, se estamos falando de despreparo, há muito dever de casa para ser feito.

Que tal uma revisão?

Primeiro, selecionar as pessoas que receberão seu feedback, depois, relacionar os itens que serão abordados. Logo, distribuir as pessoas em sua agenda, reservando mais ou menos tempo conforme a complexidade dos assuntos. Você já sabe, mas não custa lembrar: feedback é individual; com hora marcada; sem interrupções; é uma via de mão dupla; baseia-se em fatos e dados.

Detalhando mais a etapa de relacionar os itens que serão abordados, é importante que selecione fatos que estejam impactando positiva ou negativamente nas rotinas. Tenha o cuidado para não falar de coisas sem importância, que foram pontuais e sem qualquer reflexo no trabalho. Como roteiro, utilize o F.I.M. – Fato, Impacto e Melhoria.

Isso feito, considere os assuntos e quem receberá o feedback. Tem gente que tem mais facilidade para receber feedbacks e outros, mais polêmicos, exigem maior tempo. Ainda que isso seja muito pessoal, sugiro começar pelos mais fáceis. Explico: você não se desgastará logo nos primeiros feedbacks.

Independente do perfil de cada um, todos devem e merecem receber um feedback de qualidade. E é sua obrigação garantir isso. Não delegue essa responsabilidade.

E qual a melhor forma de falar? Vai depender do interlocutor. É importante que você considere o estilo de cada um. Alguns preferem de forma bem direta, outros de forma mais lúdica, uns por exemplos, outros por detalhes. O que não pode faltar é respeito e ética.

E o que falar? Dos fatos, dos impactos causados e uma proposta de melhoria (ou manutenção). Mostre os fatos e conduza para que o ouvinte conclua os impactos. Faça-o participar das conclusões. É uma conversa e não um monólogo ou discurso. Fale, escute, discuta, proponha, reflita. Quanto mais dedicados estiverem a esse processo, mais produtivo será.

Vale destacar que o feedback não é punição. É um alinhamento do que precisa ser feito frente ao que está sendo feito. E como diria um certo deputado, “estando bom para ambas as partes” todos saem ganhando.